Una gestoría, un taller, una tienda o una academia de Teruel tratan datos personales a diario: fichas de clientes, nóminas, presupuestos enviados por correo o mensajes de WhatsApp. Todos ellos están sujetos al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). La buena noticia es que ponerse al día es más sencillo de lo que parece si se sigue un orden.
1. Haz inventario de los datos que tratas
El primer paso es saber qué datos tienes, de quién, para qué los usas, dónde están guardados y con quién los compartes. Con esa información se prepara el registro de actividades de tratamiento, el documento que ordena todo lo demás.
- Clientes y posibles clientes: datos de contacto, presupuestos, facturas.
- Empleados: contratos, nóminas, bajas, control horario.
- Proveedores y colaboradores: contactos y datos bancarios.
2. Informa a las personas y recoge el consentimiento cuando haga falta
Quien te da sus datos tiene derecho a saber quién eres, para qué los usarás y cómo ejercer sus derechos. Esa información debe estar en los formularios, en la web, en los contratos y en los carteles de videovigilancia si tienes cámaras.
3. Firma contratos con los proveedores que acceden a tus datos
La gestoría que hace las nóminas, el programa de facturación en la nube o la empresa de mantenimiento informático son encargados del tratamiento. El RGPD exige un contrato con cada uno que fije cómo pueden usar esos datos.
4. Protege la información
Contraseñas robustas, copias de seguridad, equipos actualizados y acceso solo para quien lo necesita. Son medidas sencillas que evitan la mayoría de los problemas, y deben adaptarse al riesgo de cada negocio.
5. Revisa la web
El aviso legal, la política de privacidad y la de cookies son la parte más visible del cumplimiento, y también la que más se revisa.
¿Y si ya tenía algo hecho?
Muchas empresas tienen documentos de la antigua LOPD de 1999 que han quedado desfasados. Conviene revisarlos: el RGPD cambió el enfoque y pide demostrar que se cumple, no solo tener papeles firmados.
Preguntas frecuentes
¿Un autónomo sin empleados también tiene que cumplir el RGPD?
Sí. En cuanto trata datos de clientes, como el nombre, el teléfono, el correo o los datos de las facturas, es responsable del tratamiento. Las obligaciones se adaptan al tamaño y al riesgo de la actividad, pero existen.
¿Qué pasa si no cumplo?
La Agencia Española de Protección de Datos puede imponer apercibimientos y multas, que se gradúan según la gravedad, el tamaño de la empresa y la intencionalidad. Una sola reclamación de un cliente o de un trabajador basta para iniciar una investigación.
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